Allgemeine Geschäftsbedingungen (B2B)

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der Mamendo GmbH, handelnd unter der Marke ProfileBakery, In der Oberwis 3, 8123 Ebmatingen, Schweiz (nachfolgend ProfileBakery), und Unternehmern im Sinne des anwendbaren Rechts, insbesondere Unternehmen, Behörden und HR-Administratoren in Ausübung ihrer gewerblichen Tätigkeit (nachfolgend Kunde). Sie gelten nicht für Verbraucher.

2. ProfileBakery erbringt Leistungen ausschließlich auf Grundlage dieser AGB. Abweichende oder entgegenstehende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, ProfileBakery stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

3. Diese AGB gelten auch für zukünftige Verträge mit dem Kunden, ohne dass erneut auf sie hingewiesen werden muss, sofern ProfileBakery nicht andere Bedingungen in Textform mitteilt.

1. ProfileBakery stellt dem Kunden einen cloudbasierten Dienst zur Verfügung, mit dem mittels künstlicher Intelligenz professionelle Mitarbeiterfotos (Headshots) erstellt werden können.

2. Bestandteil des Dienstes sind unter anderem:

• Bereitstellung personalisierter Upload-Links für Mitarbeitende
• Upload und Verarbeitung von Ausgangsbildern der Mitarbeitenden
• Generierung von KI-Headshots entsprechend der gewählten Stile, Hintergründe und Einstellungen
• Bereitstellung finaler Bilddateien im Kundenkonto bzw. in individuellen Galerien
• optionale Brandingfunktionen wie individuelle Hintergründe, Kleidung und Logos

3. Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Auftragsbestätigung, dem Angebot oder dem Order Form.

4. Zur Leistungserbringung setzt ProfileBakery spezialisierte technische Dienstleister ein. Eine Verarbeitung kann in Drittländern erfolgen. Soweit erforderlich, stützt ProfileBakery die Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln. Einzelheiten ergeben sich aus dem gesondert übermittelten Auftragsverarbeitungsvertrag. Diese AGB nennen keine einzelnen technischen Anbieter oder Modelle.

5. Ein etwaiger Testzugang oder eine unverbindliche Vorführung begründet keine Zahlungspflicht und unterliegt denselben Datenschutzregeln wie der entgeltliche Dienst.

1. ProfileBakery kann dem Kunden ein individuelles Angebot in Textform unterbreiten. Der Vertrag kommt zustande durch Annahme des Angebots durch den Kunden, etwa durch Bestätigung per E-Mail.

2. Alternativ kann der Vertrag durch eine vom Kunden unterzeichnete Auftragsbestätigung oder ein Order Form zustande kommen.

3. Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm bei der Registrierung oder Auftragserteilung gemachten Angaben vollständig und korrekt sind, und aktualisiert Änderungen unverzüglich.

4.1 Preise

Die Preise werden individuell vereinbart und sind der jeweiligen Auftragsbestätigung zu entnehmen. Alle Preise verstehen sich netto. Gesetzliche Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer oder vergleichbare Abgaben trägt der Kunde, soweit sie anfallen. Bei Leistungen an Unternehmer mit Sitz in der EU kann das Reverse-Charge-Verfahren gelten. Der Kunde teilt eine gültige USt-IdNr. mit und führt die Steuer selbst ab, soweit gesetzlich vorgesehen.

4.2 Abrechnungsarten

1. ProfileBakery bietet je nach Vereinbarung Jahresabrechnung im Voraus oder monatliche Abrechnung an.

2. Die Abrechnungsart (jährlich oder monatlich), die Währung sowie etwaige Rabatte werden in der Auftragsbestätigung festgehalten.

4.3 Fälligkeit und Zahlungsverzug

1. Rechnungen sind, sofern in der Auftragsbestätigung nichts Abweichendes geregelt ist, innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

2. Bei Zahlungsverzug ist ProfileBakery berechtigt, den Zugang zum Dienst vorübergehend zu sperren und Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen.

3. Ein Zurückbehaltungsrecht oder ein Recht zur Aufrechnung steht dem Kunden nur zu, soweit sein Gegenanspruch unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist.

4.4 Preisänderungen

1. ProfileBakery kann die Preise für künftige Abrechnungszeiträume anpassen. Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Beginn des nächsten Verlängerungszeitraums in Textform mitgeteilt.

2. Der Kunde kann den Vertrag nach Zugang der Mitteilung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Unterbleibt die Kündigung fristgerecht, gelten die neuen Preise ab dem nächsten Zeitraum.

1. ProfileBakery räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im vereinbarten Umfang zu nutzen.

2. Der Kunde erhält keine Rechte am Quellcode, an der Software oder an sonstigen technischen Komponenten, sondern lediglich einen zeitlich beschränkten Zugang zum Dienst.

6.1 Subscription

1. Der Kunde bucht einen Subscription-Plan, der eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden pro Abrechnungsperiode umfasst (inklusive Mitarbeitende).

2. Der Subscription-Plan kann auf jährlicher oder monatlicher Basis vereinbart werden. Bei Jahresabrechnung wird das Jahresentgelt im Voraus fällig.

3. Der konkrete Umfang des Subscription-Plans einschließlich enthaltener Mitarbeitendenzahl, Brandingoptionen und Supportleistungen ergibt sich aus der Auftragsbestätigung.

6.2 Subscription-Credits

1. Subscription-Credits werden monatlich zugeteilt. Sie dürfen nur in dem Monat verwendet werden, für den sie zugeteilt sind.

2. Nicht genutzte Subscription-Credits verfallen zum Ende des jeweiligen Monats. Sie werden nicht in spätere Monate übertragen und nicht erstattet.

6.3 Zusatzvolumen

Zusätzliche Mitarbeitende oder Credits über den gebuchten Plan hinaus bedürfen einer gesonderten Bestellung. Eine automatische Abrechnung von Mehrverbrauch findet nicht statt, sofern in der Auftragsbestätigung nichts anderes vereinbart ist.

6.4 Batch-Pakete / Rollout-Pakete

1. Zusätzlich oder alternativ zum Subscription-Modell können einmalige Volumenpakete (Batch-Pakete / Rollout-Pakete) für eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitenden vereinbart werden.

2. Rollout-Pakete sind ab Kaufdatum 6 Monate gültig. Credits, die innerhalb dieser Frist nicht genutzt werden, verfallen ohne Anspruch auf Erstattung.

1. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Plattform ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser AGB zu nutzen.

2. Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass alle von ihm oder seinen Mitarbeitenden hochgeladenen Bilder und Daten keine Rechte Dritter verletzen, insbesondere Urheber-, Persönlichkeits- oder Markenrechte.

3. Der Kunde wird keine rechtswidrigen Inhalte hochladen oder Inhalte, die gegen Vorschriften zum Datenschutz, Strafrecht oder sonstige Schutzrechte verstoßen.

4. Der Kunde schützt seine Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf das Kundenkonto erhalten.

5. Verstößt der Kunde schuldhaft gegen diese Pflichten, kann ProfileBakery den Zugang zum Dienst nach vorheriger Abmahnung vorübergehend sperren oder den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen.

6. Der Kunde stellt ProfileBakery von Ansprüchen von Mitarbeitenden und sonstigen Dritten frei, die aus hochgeladenen Inhalten, der Veröffentlichung von Headshots, fehlenden oder widerrufenen Einwilligungen oder Persönlichkeitsrechten entstehen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung, soweit ProfileBakery den Anspruch nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat.

1. Im B2B-Einsatz ist der Kunde Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten seiner Mitarbeitenden.

2. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die erforderlichen datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Mitarbeiterfotos zu schaffen. Dies kann insbesondere durch Einwilligungen der Mitarbeitenden oder, soweit rechtlich zulässig, durch andere geeignete Rechtsgrundlagen erfolgen. Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden bleiben in der Verantwortung des Kunden.

3. ProfileBakery stellt dem Kunden technische Werkzeuge bereit, um Einwilligungen im Upload-Prozess zu konfigurieren, einzuholen und nachzuweisen: Im HR-Admin-Bereich kann der Kunde (zum Beispiel durch Datenschutz oder Personalabteilung) die Einwilligungstexte anpassen und optional eine zweite Einwilligungsabfrage aktivieren. Es werden DSGVO-orientierte Standardvorlagen bereitgestellt. Mitarbeitende erteilen die erforderlichen Einwilligungen digital in der Anwendung, bevor der Foto-Upload beginnt. Die Erteilung wird pro Mitarbeitendem mit Zeitstempel protokolliert. Der Kunde kann die erfassten Einwilligungsdaten (unter anderem E-Mail-Adresse, Einwilligungsstatus, Zeitpunkt der Einwilligung sowie, sofern aktiviert, eine zweite Einwilligung) als Tabellenexport (CSV, in Microsoft Excel geöffnet werden kann) aus dem HR-Dashboard herunterladen.

4. Ungeachtet der technischen Dokumentation bleibt der Kunde allein verantwortlich für die Wahl und Rechtskonformität der Rechtsgrundlage, die inhaltliche Gestaltung der Einwilligungstexte sowie die rechtliche Bewertung, Aufbewahrung und Vorlage des Nachweises gegenüber Mitarbeitenden und Aufsichtsbehörden.

5. Verlangt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Löschung ihrer bzw. seiner finalen Headshots, ist der Kunde für die Umsetzung dieser Löschung innerhalb seines Kontos verantwortlich. ProfileBakery unterstützt den Kunden auf Anfrage technisch bei der Löschung, kann aber eigene Prüfpflichten des Kunden nicht ersetzen.

6. Kann der Dienst ganz oder teilweise nicht genutzt werden, weil der Kunde die erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen nicht geschaffen hat, insbesondere weil notwendige Einwilligungen der Mitarbeitenden fehlen, widerrufen wurden oder anderweitig keine ausreichende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht, hat der Kunde keinen Anspruch auf Rückerstattung bereits geleisteter Zahlungen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Kunde die Plattform tatsächlich genutzt hat oder nicht.

1. ProfileBakery verarbeitet personenbezogene Daten von Mitarbeitenden des Kunden im Rahmen des Headshot-Services als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und, soweit anwendbar, als Auftragsbearbeiter nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG).

2. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird dem Kunden gesondert übermittelt und ist nicht öffentlich Bestandteil dieser AGB. Ein individuell vereinbarter AVV hat Vorrang.

3. Ausgangsbilder und sonstige im Rahmen der Sitzung der oder des Mitarbeitenden verarbeiteten Fotos dienen ausschließlich der Erstellung der Headshots. Sie sind spätestens eine Stunde nach der Verarbeitung nicht mehr verfügbar. ProfileBakery speichert fortlaufend nur das vom Kunden bzw. von der oder dem Mitarbeitenden ausgewählte finale Bild. Die Fotos werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

4. ProfileBakery setzt zur Leistungserbringung technische Dienstleister ein, auch in Drittländern. Soweit erforderlich, stützt ProfileBakery die Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind im AVV beschrieben, nicht in diesen AGB.

1. Ab dem 2. August 2026 gelten Transparenzpflichten der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) für bestimmte KI-erzeugte Inhalte. ProfileBakery arbeitet daran, generierte Bilder maschinenlesbar zu kennzeichnen, mittels C2PA-Metadaten (Content Credentials) oder SynthID. Der technische Weg kann sich ändern. Eine vollständige Erfüllung aller Kennzeichnungspflichten wird nicht zugesichert.

2. Soweit der Kunde die Bilder veröffentlicht oder anderweitig verwendet, obliegt ihm die menschenlesbare Offenlegung, dass die Inhalte künstlich erzeugt wurden, soweit Art. 50 Abs. 4 EU AI Act anwendbar ist. Die maschinenlesbare Kennzeichnung allein genügt dafür nicht.

3. Auf Anfrage unterstützt ProfileBakery den Kunden bei der Kennzeichnung, soweit technisch verfügbar.

1. Sofern im Angebot oder der Auftragsbestätigung nichts anderes vereinbart ist, beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate ab Vertragsbeginn.

2. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, wenn er nicht von einer Partei mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform gekündigt wird.

3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn

• der Kunde trotz Mahnung und Fristsetzung mit Zahlungen in erheblichem Umfang in Verzug ist
• der Kunde wiederholt gegen wesentliche vertragliche Pflichten verstößt
• über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder dessen Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird.

4. Mit Vertragsende endet der Zugang. Der Kunde exportiert benötigte finale Bilder vor Vertragsende. ProfileBakery ist berechtigt, gespeicherte finale Bilder und Kontodaten 30 Tage nach Vertragsende zu löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Ein Anspruch auf weitere Speicherung oder auf Erstattung ungenutzter Credits besteht nicht.

1. ProfileBakery ist bemüht, einen störungsfreien Betrieb der Plattform sicherzustellen und diese möglichst unterbrechungsfrei zur Verfügung zu stellen.

2. Es besteht keine Gewähr für eine bestimmte Verfügbarkeit oder bestimmte Reaktionszeiten, sofern dies nicht ausdrücklich in einer gesonderten Service-Level-Vereinbarung geregelt ist. Die aktuelle Fassung des SLA, soweit gebucht, ist veröffentlicht unter app.profilebakery.com/sla.

3. Wartungsarbeiten, Updates und Weiterentwicklungen können zu vorübergehenden Beeinträchtigungen führen. ProfileBakery bemüht sich, solche Arbeiten möglichst in nutzungsarmen Zeiten durchzuführen und den Kunden rechtzeitig zu informieren.

4. Supportanfragen können per E-Mail oder über die vorgesehenen Supportkanäle gestellt werden. Die Reaktion erfolgt im Rahmen üblicher Geschäftszeiten.

5. ProfileBakery haftet nicht für Verzögerung oder Nichterfüllung durch Umstände außerhalb des zumutbaren Einflusses, einschließlich Ausfällen von Energie oder Netzen, Störungen technischer Dienstleister, behördlicher Anordnungen, Arbeitskämpfen oder Epidemien. Fristen verlängern sich um die Dauer der Behinderung. Dauert die Behinderung länger als 90 Tage, kann jede Partei den Vertrag zum Ende des dann laufenden Abrechnungszeitraums ohne Schadensersatz kündigen.

1. ProfileBakery räumt dem Kunden an den final generierten Headshots ein zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes, nicht exklusives Nutzungsrecht für interne und externe Geschäftszwecke ein, zum Beispiel Website, Social Media, Employer Branding, PR und interne Kommunikation. Es handelt sich um eine Lizenz, nicht um eine Übertragung von Urheberrechten. KI-generierte Inhalte können urheberrechtlich ungeschützt sein.

2. Der Kunde ist berechtigt, die Bilder zu vervielfältigen, zu verbreiten und öffentlich zugänglich zu machen, jedoch nicht verpflichtet.

3. Der Kunde räumt ProfileBakery ein einfaches Recht ein, hochgeladene Bilder ausschließlich zur Erfüllung dieses Vertrages zu verarbeiten. ProfileBakery behält alle Rechte an Software, Stilen, Prompts und sonstigen Werkzeugen. Hochgeladene und generierte Bilder werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

4. ProfileBakery behält sich vor, anonymisierte Statistiken oder aggregierte Nutzungsdaten zur Verbesserung der eigenen Dienste zu verwenden, ohne dabei Rückschlüsse auf einzelne Personen zu ermöglichen.

1. ProfileBakery schuldet eine dem Stand der Technik entsprechende Erbringung der Leistungen, jedoch keine bestimmte optische Ausgestaltung einzelner Bilder oder eine exakte Übereinstimmung mit Referenzfotos.

2. Geringfügige Abweichungen in Farbe, Stil oder Hintergrund gelten nicht als Mängel, sofern die Bilder insgesamt für den vereinbarten Zweck geeignet sind.

3. ProfileBakery ist berechtigt, die Plattform und die angebotenen Funktionen weiterzuentwickeln, soweit dies für den Kunden zumutbar ist.

1. Zwingende Haftung. Unbeschränkt haftet ProfileBakery nur (a) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, (b) für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit der eigenen Organe und gesetzlichen Vertreter, (c) nach zwingendem Produkthaftpflichtrecht und (d) soweit eine Garantie die Haftung ausdrücklich übernimmt.

2. Leichte Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Abweichend davon haftet ProfileBakery bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, begrenzt nach Ziff. 5. Wesentlich sind nur Pflichten, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

3. Hilfspersonen. Die Haftung für Hilfspersonen und technische Dienstleister wird im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen (Art. 101 OR). Soweit ein Ausschluss unzulässig ist, gelten Ziff. 2 und 5 entsprechend.

4. Ausgeschlossene Schäden. Soweit gesetzlich zulässig, haftet ProfileBakery nicht für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Umsatzverlust, Datenverlust, Betriebsunterbrechung, Reputationsschäden, Ansprüche Dritter (einschließlich Mitarbeitender und Aufsichtsbehörden) und für Schäden, die der Kunde durch zumutbare Maßnahmen (insbesondere eigene Sicherungskopien finaler Bilder) hätte vermeiden können. Keine Haftung besteht für die optische Gestaltung einzelner Bilder, für die Verfügbarkeit fremder Infrastruktur oder für Pflichtverletzungen des Kunden, insbesondere fehlende oder widerrufene Einwilligungen.

5. Höchstbetrag. Soweit nach Ziff. 1 nicht unbeschränkt gehaftet wird, ist die Haftung je Schadensereignis und insgesamt auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem Ereignis an ProfileBakery tatsächlich gezahlten Nettoentgelte begrenzt. Der Höchstbetrag gilt für alle Ansprüche zusammen, unabhängig vom Rechtsgrund. Der Höchstbetrag gilt nicht für Ziff. 1.

6. Mitverschulden. Ein Mitverschulden des Kunden, insbesondere unzureichende Einwilligungen, mangelhafte Ausgangsbilder oder verspätete Meldung, mindert oder schließt die Haftung aus.

7. Anzeige. Der Kunde zeigt erkennbare Schäden unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Kenntnis, in Textform an. Später geltend gemachte Ansprüche sind ausgeschlossen, soweit ProfileBakery nicht vorsätzlich gehandelt hat und zwingendes Recht nicht entgegensteht.

8. Verjährung. Ansprüche gegen ProfileBakery verjähren innerhalb von zwölf Monaten ab Kenntnis, spätestens jedoch zwei Jahre nach der schädigenden Handlung, soweit nicht Vorsatz vorliegt oder zwingendes Recht längere Fristen vorschreibt.

1. Jede Partei behandelt vertrauliche Informationen der anderen Partei, einschließlich Mitarbeiterfotos, Zugangsdaten und Konditionen, vertraulich und nutzt sie nur zur Erfüllung dieses Vertrages.

2. Die Pflicht gilt fünf Jahre über das Vertragsende hinaus. Gesetzliche Offenbarungspflichten bleiben unberührt.

1. Es gilt das materielle Recht der Schweiz unter Ausschluss des UN Kaufrechts. Maßgeblich ist der deutsche Wortlaut.

2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz von ProfileBakery im Kanton Zürich, Schweiz.

3. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages und dieser AGB bedürfen zumindest der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

4. Die Auftragsbestätigung und etwaige individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen AGB, soweit sie von ihnen abweichen.

5. Der Kunde darf Ansprüche aus diesem Vertrag nicht ohne vorherige Zustimmung von ProfileBakery in Textform abtreten. ProfileBakery darf den Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen oder im Zusammenhang mit einer Unternehmensübertragung übertragen.

6. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.